01-02-2023

¿CUÁNTO LE CUESTO A UNA CARRERA?

Las inscripciones son caras. Esta es una queja frecuente entre el colectivo corredor, aunque muchas carreras sigan llenándose. En un momento en el que la profusión de carreras es realmente espectacular, en el que los servicios ofrecidos en las pruebas superan con mucho a los ofrecidos hace unos años, la percepción de muchos corredores es que los precios de las carreras son, en muchos casos, demasiado altos. Pero ¿Es eso verdad? ¿Cuál es el criterio de valoración? ¿En base a qué la inscripción a una prueba justifica un importe u otro?

¿CUÁNTO LE CUESTO A UNA CARRERA?

Cuando se hacen estas preguntas a cualquier corredor pocos son honestamente capaces de dar una respuesta. La única respuesta suele ser la valoración de un dato absoluto: un precio. Es obvio que los precios de las carreras han aumentado considerablemente en los últimos años y no sólo por los nuevos servicios incorporados a las pruebas, si no porque algunas organizaciones, en su perfecto derecho, han visto en las carreras una forma de generar negocio (algo que todos hacemos cuando trabajamos) y, por lo tanto, esperan obtener un beneficio de ellas. También es obvio que algunas carreras no merecen el precio de la inscripción que se paga. Pero entonces basta con no ir. No hay que olvidar que, al fin y al cabo (y aunque parezca mentira) una carrera no es un artículo de primera necesidad y que un particular que organiza una prueba puede poner cualquier precio, el que le parezca. Si lo que después ofrezca se corresponde, será responsabilidad de los corredores decidirlo. Ellos tienen siempre la última palabra.

Piscolabis de presentación.

La comparación entre pruebas es, además, realmente difícil. Algunas pruebas optan por basarse totalmente en el voluntariado. Eso no siempre funciona, al menos de forma perenne. El voluntario puede poner muchas ganas e ilusión, pero también hay que cuidarlo, motivarlo y no perder de vista que, al fin y al cabo, tiene todo el derecho a perder esas ganas e ilusión en cualquier momento, algo que un profesional no se puede permitir. Eso no quiere decir que las carreras no puedan basarse en el voluntariado. No podemos olvidar que sin esa figura no serían posibles ni los Juegos Olímpicos, que en cualquier lugar cuentan con miles de voluntarios. Pero hay que considerar que, por un lado, voluntariado no implica gasto cero para una organización y, por otro lado, si una carrera tiene aspiraciones de una cierta proyección y quiere garantizar dentro de lo posible un trabajo bien hecho y perdurable, la profesionalización de un núcleo duro de la organización es bastante conveniente. Eso no quiere decir que ésta sea la única opción: muchas carreras organizadas históricamente por clubes y asociaciones no profesionales funcionan muy bien desde hace muchas ediciones, pero esas mismas organizaciones que, como casi todas, no pueden permitirse perder dinero en el evento, suelen financiarse con el resultado de la prueba. Es, al fin y al cabo, otra forma de profesionalización.

De todos modos, probablemente la clave está en las aspiraciones de la carrera, en cual es su origen y finalidad. No es lo mismo una carrera local organizada por un club local, que una carrera promocional, sea de marca de producto o de marca de territorio. Las necesidades básicas de la carrera serán las mismas, pero habrá ciertos aspectos que unas deberán cuidar más que las otras. Y ahí es donde en muchos casos duele: en el concepto marca. Muchos corredores se quejan de la “mercantilización del trail”, pero hay que tener en cuenta que algunos eventos muy interesantes de los que se celebran en la actualidad no serían posibles sin el apoyo de ciertas marcas, apoyo que en algunos casos, los menos, se traduce en inyección directa de dinero y en otros, la mayoría, en apoyo logístico: comunicación, instalación de meta, obsequios para corredores. No siempre que hay una marca detrás una organización, ésta nada en la abundancia. No es oro todo lo que reluce. 

Es frecuente el cálculo simple de “tantos corredores a tanto la inscripción” y no considerar luego que de la cantidad resultante (habitual y obviamente elevada) hay que empezar a recortar todos los gastos que se derivan de la organización de una prueba, que son muchos más de los que habitualmente se ven. Además, el razonamiento más corredores, luego más dinero, luego más beneficio no es necesariamente cierto. Un aumento significativo del número de corredores implica un aumento significativo también de ciertas necesidades y, por lo tanto, gastos: desde la cantidad de material necesario en un avituallamiento, a los problemas de transporte de todo ese material al punto elegido o a la aparición de nuevas situaciones a tener en cuenta. No es lo mismo contemplar la necesidad de tener evacuar o dar cobijo en caso de emergencia a diez, que a cien que a quinientos corredores.

En este artículo, vamos a intentar hacer una relación de todos aquellos puntos imprescindibles de la organización de una carrera que van a generar un gasto directo o indirecto que repercutirá en las arcas del evento, y vamos a explicar por qué hay que tenerlos en cuenta. Algunos son evidentes, otros son más difíciles de ver, y aunque la mayoría son necesarios no todos son igualmente importantes para todas las carreras.

Pero a pesar de todo lo que se pueda cuantificar, solo el que se ha hecho alguna vez cargo de la dirección de una carrera, o el que ha participado en una organización, sabe el esfuerzo que representa en tiempo y trabajo el desarrollo de un proyecto de este tipo. Algo difícil de valorar.

Correr en una prueba organizada vale dinero, pero no olvidemos que el trail running es mucho más que eso: la necesidad de participar cada semana en una prueba es discutible si lo que nos interesa básicamente es correr por la montaña.

Pabellón deportivo + montaje + voluntarios.

COSTE Y VALOR

Hay que analizar en profundidad el valor de una carrera (que no su precio) para ser conscientes del coste real que cada corredor representa para una organización. Solo teniendo todas las cartas sobre la mesa podremos valorar realmente una carrera.

Y hablamos de valor, y no de precio. El precio es lo que nos ha costado la inscripción, lo que de entrada genera más quejas, y el valor es el beneficio que obtenemos a cambio, que puede ser material o no: hay que considerar también la experiencia vivida.

Son necesarios muchos recursos, tanto humanos como materiales, para llevar a buen puerto la organización de una carrera por montaña, y se necesita mucho trabajo previo a realizar antes, durante y después. Todos estos recursos deben ser tenidos en cuenta para valorar lo que le cuesta la participación de un corredor a un organizador.

Obviamente, hay necesidades prescindibles, pero hay otras sin las cuales una carrera no debería ser llevada a cabo. Vamos a comentar las necesidades más importantes para el desarrollo de un evento y que, a menudo, pasan desapercibidas al corredor. Algunas resultan fáciles de cuantificar, otras, como las horas de las personas que trabajan todo el año en el evento, no lo resultan tanto. Aunque el coste real nunca es cero, algunas necesidades se consiguen a coste directo cero mediante colaboraciones y patrocinios, otras no. Pero todas ellas deberían contemplarse para hacer el cómputo final del coste de una carrera. La relación de los puntos tratados podría ser más extensa, y cada uno de los apartados podría ser objeto de un artículo de forma individual (ver la serie Organización de una carrera revistas TRAIL entre números 28 y 44).

◊Dirección de la carrera

Desde el inicio del proyecto, su creación, hasta que se hace realidad, la dirección de carrera tiene que dedicarle muchas horas, unas horas difíciles de valorar. Pero, sea hecho de forma altruista o no, como mínimo hay que valorar los gastos que tiene el equipo de dirección durante todo este periodo: dietas, desplazamientos, gestiones, materiales, etc.

◊Comunicación y promoción
Web y redes sociales

Nadie discutirá que una página web y las redes sociales son herramientas esenciales para comunicar e informar sobre la prueba que se quiere organizar. Al fin y al cabo, si nadie sabe de nuestra prueba ésta deja de tener sentido.

El registro del dominio y el alojamiento de la web son los primeros gastos que hay que afrontar antes de elaborar la web, que puede ser tan compleja como se quiera, y en la que se puede llegar a invertir tanto como una organización esté dispuesta a invertir. Pero, sea como sea, es necesario contar con esta herramienta para informar al corredor, comunicar las novedades y en cierta manera mantener vivo el interés por la carrera. No hay que olvidar que una vez creada seguiremos teniendo gastos de mantenimiento y que una web bien realizada hará más fluida la comunicación del evento.

Imágenes para la organización.

Facebook, twitter y demás plataformas sociales son actualmente una herramienta esencial en la comunicación de cualquier evento. Desde que se da a conocer la carrera es recomendable tener cuenta en una de estas plataformas para mantener al corredor informado de las novedades que van surgiendo. Aunque en este caso el coste es, de entrada, gratuito, la dedicación en tiempo a las redes sociales debería contabilizarse como coste de este apartado.

Cartel de prueba, material impreso  

Desde dípticos a carteles hasta todo el material de impresión necesario para la comunicación de la prueba (pancartas, banderas…). Todo ello deberá ser diseñado (y aprobado) por alguien y luego producirse. Por alguna extraña razón, suele ser escamoteable el precio del diseño (lo verdaderamente importante del proceso) pero difícilmente podremos evitar el coste de producirlo: a quien imprima el material habrá que pagarle con total seguridad. 

Comunicación

Sin una buena comunicación, muy probablemente no tengamos una buena carrera, al menos desde los puntos de vista de la asistencia y la notoriedad. Lo mínimo que debe contemplar una organización es la elaboración de un dossier y unas notas de prensa. Estas servirán de poco si se elaboran (y menos si se elaboran mal) y se envían pero quedan en la bandeja de entrada de revistas y diarios. Sobre todo si la carrera es nueva, hay que informar a los medios de su envío (uno a uno) y saber llegar a ellos dando toda la información que les pueda ser útil y en la forma en la que les será útil. Un trabajo que requiere horas, insistencia y, lo más difícil al principio, contactos.

La difusión de la prueba puede implicar campañas publicitarias impresas en revistas o campañas de banners en webs. En ese caso el condicionante será el impulso que queramos darle a la carrera y, sobre todo, la exigencia de los posibles patrocinadores que buscan, naturalmente, difundir su marca, en este caso a través de la carrera. La comunicación del evento tiene dos finalidades: en primer lugar dar a conocer la prueba a los corredores a fin de que estos se interesen por ella y se inscriban, pero una vez conseguido esto, la finalidad está en difundir la carrera a fin de que una posible marca patrocinadora reciba un retorno en forma de publicidad. Haberse garantizado, dentro de lo posible, la asistencia de corredores a la carrera, no conlleva la supresión de la tarea de comunicación/publicidad.

Los días previos a la prueba, puede ser necesario realizar una presentación, en la que va a ser necesario disponer de un local durante unas horas, con los equipamientos necesarios para la acción (pantalla, proyector, sillas, mesas, etc.) y, si fuera el caso, un refrigerio para los asistentes.

A todas las carreras, grandes o pequeñas, les atrae la posibilidad de aparecer en los medios, y a casi todos los corredores les gusta que se hable de su deporte en ellos. Hay que contemplar además la posibilidad de que la prensa profesional, deportiva o no, asista al evento para hablar de él y contar lo que ha pasado y, por lo tanto, habrá que alojarlos, mantenerlos y facilitarles de alguna manera el desplazamiento durante la celebración de la carrera, lo cual puede implicar la necesidad de voluntarios dedicados a ello.

Fotografía y vídeo

Anteriormente hablamos de los comunicados de prensa. No tienen sentido si no van acompañados de fotografías profesionales, de calidad, en la resolución adecuada en cada caso. En muchos casos, la calidad de una fotografía es determinante para la publicación de una nota o un artículo: un texto se puede reescribir, una fotografía no. Antes, pero sobre todo después, permiten la promoción de la carrera en los medios y permiten también la elaboración de un álbum para presentar imágenes de la prueba a colaboradores, patrocinadores y participantes.

Al corredor le gusta verse inmortalizado y se buscará entre las galerías de carrera, generando tráfico en la web de la carrera, lo que le dará valor de cara a posibles futuros patrocinadores.

Con el vídeo sucede lo mismo: si queremos promocionar la carrera, en las redes, en canales de vídeo de internet y (tal vez) en televisión, necesitaremos imágenes profesionales, un compactado de estas imágenes y un montaje para difundirlas en la mayor cantidad de sitios posibles.

◊Inscripciones

Es necesario desarrollar un programa de gestión de inscripciones o contratar el servicio de forma externa. Se suma a este apartado los gastos bancarios y de gestión y comisión de TPV, así como las comisiones de transferencias bancarias. Está claro que el sistema de inscripciones debe ser lo más claro y simple posible a fin de facilitar la transacción al corredor, lo que hace imprescindible el sistema de pago por banco (TPV).

Una vez se abren las inscripciones, hay que estar pendiente (email, teléfono) de las múltiples dudas e incidencias que se generan (pagos fallidos, falta de datos, bajas, etc.). Una vez más tenemos que contemplar horas de personal dedicado en exclusiva a la carrera antes de que ésta tenga lugar.

◊Seguros y permisos

La prueba debe tener su propio seguro de responsabilidad civil. Asimismo debemos poder ofrecer un  seguro a los corredores (apartado incluido en la mayoría de las carreras en el precio de inscripción).

Actualmente hay compañías con seguros exclusivos para carreras de montaña. Esto es independiente de que los corredores posean su propio seguro en base a su licencia federativa.

En muchos casos, además, es necesario pagar para la obtención de los permisos necesarios para la realización de la prueba.

◊Equipo médico y sanitario

Sin seguridad no hay prueba (o no debería). Así que tener un médico responsable del evento (o varios según las dimensiones del mismo), ambulancias en los puntos clave y en meta y sanitarios para atender posibles emergencias y accidentes es necesario en cualquier carrera por montaña. El coste de todo este despliegue repercute de forma importante en el presupuesto de la prueba, un coste que puede variar mucho en función del área geográfica donde se celebre la carrera.

Fisioterapia y masaje al finalizar la carrera, y podología durante y al fin de la misma son servicios ofrecidos de forma cada vez más habitual en las carreras. Habría que contabilizar sus horas, a parte del gasto que supone a la organización las dietas y desplazamientos del personal que gestionará estos servicios. Además, en el caso de que estos servicios se pudieran obtener en forma de voluntariado, es naturalmente imperativo cubrir, como mínimo, con el importe de los materiales utilizados: vendas, cremas, etc.

Avituallamiento «de los caros».

◊Seguridad

Toda prueba debería tener un responsable específico de seguridad, que coordine los equipos de protección civil, bomberos, policía, etc. Todos ellos forman parte del equipo de seguridad imprescindible para que la prueba se desarrolle con normalidad. Sus horas no las incluiríamos dentro de los gastos de carrera (ya las pagamos en forma de impuestos), pero sí sus pícnics, camisetas, etc. Al igual que a los voluntarios, hay que tratarlos debidamente y facilitarles todo lo necesario para que trabajen durante el transcurso de la prueba.

Es imprescindible disponer de herramientas para la comunicación. No solo para este colectivo, si no también para dirección de carrera, los controles y los avituallamientos. Todos los equipos que trabajan en la carrera deben imperativamente estar conectados entre si de alguna manera. La posibilidad de tener que alquilar transmisores-receptores de alta potencia es una partida del presupuesto a tener en cuenta.

◊Personal, colaboradores y voluntarios

Desde la entrega de dorsales, los montajes de meta, los avituallamientos, a los puntos de control son muchas las tareas que hay que cubrir durante el desarrollo de una carrera. Todas estas funciones deberían ser llevadas a cabo con personal cualificado y previamente formado. Personal puede ser contratado o, como sucede en muchas carreras, basado en el voluntariado, pilar de muchas carreras, dicho sea de paso.

Sea personal contratado, colaboradores o voluntarios, todos tienen un coste que repercute en el presupuesto de la carrera. A todos hay que equiparlos, alimentarlos y en algunos casos alojarlos. Además, siempre que sea posible, agradecerles de alguna manera su colaboración con algún tipo de obsequio (el equivalente a la llamada bolsa del corredor).

◊Marcaje

Un equipo de marcaje se encarga de tener todo el recorrido debidamente señalizado cuando se da el pistoletazo de salida. Del mismo modo, alguien debe encargarse de que el monte quede limpio (incluso más limpio que antes) con el paso del último corredor. Hay que sumar las dietas y desplazamientos de los equipos de marcaje, que trabajan desde los días anteriores a la prueba y habitualmente una vez finalizada la misma.

Cinta personalizada para marcar la prueba, cinta con material reflectante si parte de la carrera se desarrollará de noche, flechas direccionales o carteles con información de los servicios de carrera (dorsales, vestuarios, guardarropía, duchas, podología…) son algunos de los materiales necesarios para el desarrollo de la prueba. Hay que tener en cuenta que todos son parte de la imagen de la carrera, y por lo tanto alguien, del mismo modo que con los carteles, ha estado detrás diseñándolo, para luego poder ser producidos.

◊Equipo de sonido y speaker

El ambiente en la zona de salida y llegada debe ser suficientemente atractivo como para que despierte la curiosidad de los posibles espectadores, no solo de los corredores. No imaginamos una salida sin música, por eso el equipo de sonido, tan potente como lo requiera la zona a la que debe tener alcance es otro de los elementos que se suma a la lista de material esencial en la organización. Es más que probable que ese tipo de equipamiento deba ser alquilado y gestionado por personal especializado.

La figura del speaker en la zona de meta y llegada es absolutamente imprescindible. De él depende en gran parte el éxito de la prueba desde el punto de vista del espectáculo. Anima en los momentos previos de darse la salida, presenta a los patrocinadores, recibe a los vencedores y a cada uno de los participantes que pasan bajo el arco de llegada, entrevista a los corredores de elite, etc. Junto con la imagen, es uno de los puntos donde se hace más evidente la profesionalidad de quien está al cargo.

◊Avituallamientos

Por corta que sea la carrera, en todas las pruebas tienen puntos de avituallamiento. Incluso las carreras organizadas en formato de autosuficiencia cuentan con uno en meta. Hay que alimentar estos puntos con suficiente bebida y comida para todos los participantes. Agua, cola o bebida isotónica y fruta, galletas, chocolate, frutos secos o membrillo son ingredientes que no deberían faltar. Las previsiones tienen que ser generosas: ningún participante debería quedarse sin beber o comer y, más importante todavía, hay que hacer llegar todo este material al punto determinado, lo cual en algunos casos es cualquier cosa menos evidente o fácil y, una vez más, implica un coste a añadir en la cuenta final.

◊Cronometraje

Cada vez son más las posibilidades que tenemos para cronometrar una carrera. Una toma de tiempo de salida y llegada es lo mínimo, pero actualmente nadie contempla solo esa posibilidad, por seguridad y por difusión de la prueba. Eso implica muchas más posibilidades en el cronometraje: varios controles y tomas de tiempo en el monte, seguimiento en directo de la misma control a control con publicación en la web instantánea.

El tipo de cronometraje elegido, con más o menos servicios en vivo y en directo es un aspecto que siempre estará en manos de profesionales que tengan el material y los conocimientos necesarios para su correcto funcionamiento y representará un coste para la carrera que ninguna prueba se puede ahorrar.

◊Dorsal y bolsa del corredor

El identificador de los corredores es el dorsal. Un dorsal que ha tenido que ser  diseñado previamente e impreso con papel especial para que no se rompa. Las empresas que trabajan en este sector no se componen de voluntarios y (aunque sea realmente un coste nimio) no hay que olvidar tampoco a los modestos imperdibles que acompañarán al dorsal.

Pero cuando uno va a por el dorsal, espera también la bolsa del corredor. Una bolsa que incluye en muchas ocasiones algún tipo de obsequio conmemorativo. No entraremos en debate, en el sí o no, a la necesidad de esta costumbre, pero la realidad es que en la mayoría de carreras se obsequia al participante con un regalo, casi siempre en forma de camiseta personalizada de la prueba, algo que a alguien le habrá costado dinero, sea directamente a la organización o a alguno de los patrocinadores o colaboradores.

Transporte de corredores.

◊Premios y productos finisher

Hay que contemplar en el presupuesto los trofeos de los vencedores, en todas sus categorías y género. Hay que añadir también la posibilidad de dar a los ganadores algún producto más, ya sean productos de la zona, un ramo de flores, etc. y, aunque no es frecuente en las carreras más  cortas, en los ultras es habitual recompensar a todos los que superan el total de kilómetros de la prueba con un obsequio finisher, sea en formato medalla, camiseta o cualquier otra prenda personalizada para la ocasión.

◊Logística

Carpas, mesas, sillas. Herramientas de montaje. Alquiler de furgonetas para mover el material de montaje y de los avituallamientos. Vehículos para evacuar a los posibles corredores retirados o transportar a los participantes a la salida. La logística puede ser más o menos compleja según el tipo de carrera, pero en uno y otro caso se requiere de una considerable cantidad de material y mano de obra para llevarlo a cabo. Incluso la posible utilización de espacios como polideportivos, etc. puede implicar una serie de gastos que habitualmente no se ven: desde el alquiler mismo de espacio en un momento dado, a la limpieza o suministros. Aunque sean espacios públicos el coste no suele ser cero.

CONCLUSIONES

Cuantificar el coste de una carrera de forma genérica es muy difícil (por no decir imposible) de una forma fiable. Hay muchos tipos de carreras y muchas situaciones diferentes. En cada uno de los apartados la cuantificación del gasto puede ir de cero a tanto como se quiera. Dependerá de cada caso. Una carrera podría llegar a funcionar totalmente a base de voluntarios (que se convierten en patrocinadores si sus gastos no son por lo menos compensados) y patrocinios diversos (donaciones y colaboraciones desinteresadas) pero el trabajo que hay detrás de la consecución de todas esas colaboraciones es titánico y, si no, solo hay que preguntar al director de alguna carrera modesta que deba contar con las colaboraciones desinteresadas para su supervivencia. Incluso si una carrera tuviera que afrontar los gastos de todos los apartados, las variaciones son muy grandes, de ahí que más que hacer un presupuesto para una carrera lo que se pretende con este artículo es ofrecer la base en forma de conceptos para su elaboración o, como mínimo, para tener más información a la hora de valorar si una inscripción es cara o no. A los corredores corresponderá en cada caso concreto valorar si la experiencia que les ofrece la carrera vale el precio pagado, pero siempre teniendo en cuenta que la cosa va mucho más allá de unas cuantas cintas en un camino y algo de fruta en un avituallamiento.

Obviamente, el dinero es el dinero, y a pocos les sobra, pero tal como hemos apuntado al inicio del artículo, correr por montaña va mucho más allá de la participación en carreras.

Texto y fotografías: Quim Farrero

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